Contoh Surat Penawaran Barang yang Benar dan Efektif

Salah satu kunci sukses dalam menjalankan bisnis adalah mampu menjaga hubungan baik antara pelaku bisnis dengan konsumennya. Bagaimana caranya? Dengan menjaga interaksi yang sehat dan memastikan bahwa pelanggan kamu mendapat update informasi terbaru tentang produk bisnismu.

Salah satu cara untuk mewujudkan hal tersebut adalah dengan menyediakan surat penawaran barang. Surat ini memiliki peran penting dalam menjangkau masyarakat dan konsumen potensial serta dapat meningkatkan angka penjualan.

Surat ini juga bertujuan untuk memberitahukan kepada masyarakat bahwa bisnismu sedang menjual produk-produk tertentu atau sedang merilis produk terbaru. Sudahkah kamu tahu tentang pengertian, tujuan, cara pembuatan, beserta contoh surat penawaran barang? Jika belum, simak ulasan selengkapnya di bawah ini

Apa Itu Surat Penawaran Barang?

Pengertian dari surat penawaran atau quotation adalah dokumen yang berisi tentang penawaran suatu barang atau jasa yang ditujukan kepada pelanggan maupun instansi perusahaan.

Surat penawaran juga bisa disebut sebagai surat jual. Tujuan utama dari penyusunan surat jual adalah untuk memasarkan produk –dari produsen ke pelanggan maupun dari supplier ke pemilik usaha lain– agar konsumen berkenan melakukan pembelian.

Memberikan contoh surat penawaran barang kepada pelanggan juga menjadi salah satu strategi pemasaran produk untuk meningkatkan penjualan bisnis. 

Quotation ini kerap dimanfaatkan oleh pihak-pihak penjual seperti produsen dan pemasok (supplier) dalam upaya untuk mendapatkan konsumen baru atau mempertahankan pelanggan loyal mereka.

Di dalam sebuah surat penawaran barang, pihak penjual perlu menjabarkan tentang harga tiap-tiap produk secara satuan, lusinan, grosiran, beserta potongan pajaknya. Keterbukaan ini akan membuka jalan menuju terjalinnya sebuah hubungan atau kerjasama antar pihak penjual dan pembeli.

Biasanya, quotation akan dapat diberikan kepada konsumen perorangan maupun lembaga sub-distributor potensial. Selain itu, quotation juga disusun atas permintaan penawaran dari calon pembeli kepada pihak penjual.

Tujuan dan Fungsi dari Pembuatan Surat Penawaran Barang

Secara umum, pembuatan quotation berfungsi untuk menjalin dan mempertahankan hubungan baik antara dua belah pihak yang terlibat dalam kegiatan transaksi.

Selain itu, fungsi lain dari contoh surat penawaran barang antara lain :

1. Media Branding Bisnis

Selain berfungsi sebagai media pemasaran (marketing), quotation juga berfungsi sebagai media pengenalan produk atau brand kepada pihak konsumen. Nantinya, orang-orang yang menerima quotation dari kamu akan dapat mempelajari informasi produk-produk bisnismu secara mandiri. 

Jika tertarik, mereka pasti akan membeli produk kamu. Namun jika tidak, orang tersebut akan tetap mengetahui informasi tentang brand bisnis kamu sehingga terbentuklah sebuah brand awareness.

2. Media Pemasaran Produk

Strategi marketing dalam dunia bisnis tidak hanya terfokus pada upaya-upaya digital saja. Sebagai pelaku usaha, kamu juga perlu melakukan strategi pemasaran non-digital salah satunya dengan cara menyediakan dokumen quotation untuk para pelanggan.

Berbicara masalah pemasaran produk secara non-digital, pelaku bisnis sebenarnya juga bisa menggunakan jenis media lain seperti baliho, poster, reklame, dan jenis medium lainnya. Lantas apa bedanya dengan quotation? 

Bedanya, pembuatan quotation biasanya dilakukan atas permintaan dari konsumen baik secara tertulis maupun lisan. Meski begitu, pembuatan quotation juga tetap bisa dilakukan secara independen tanpa adanya permintaan dari pihak manapun.

Apabila strategi pemasaran dengan surat penawaran barang dapat berjalan dengan lancar dan efektif, bukan tidak mungkin bisnis kamu akan memperoleh sejumlah pelanggan baru dan berujung pada peningkatan profit bisnis.

3. Memperkenalkan Produk kepada Pelaku Usaha Lain

Selanjutnya, tujuan dari pembuatan quotation adalah untuk memperkenalkan produk bisnis kepada para konsumen. Isi surat ini mencakup informasi mengenai produk yang diperjual belikan beserta rincian harganya. 

Untuk kalangan pengusaha pemasok (supplier), target pasar yang mereka sasar bukan datang dari konsumen perorangan, melainkan jenis organisasi bisnis lain seperti perusahaan retail, manufaktur, grosir, dan lain sebagainya.

Secara sederhana, hubungan kerja sama antar kedua pihak perusahaan tersebut sering disebut sebagai B2B atau Business to Business.

4. Dapat Menjangkau Konsumen Potensial

Tujuan dari pemberian quotation kepada masyarakat adalah untuk menjangkau dan menemukan konsumen-konsumen potensial. Ibarat kata, dokumen quotation ini akan bertindak sebagai ‘titik temu’ antara pemilik usaha dengan pelanggannya.

Misalnya, sekelompok orang sedang membutuhkan sebuah produk yang kamu jual tapi belum menemukan tempat jual yang cocok untuk memenuhi kebutuhan barang tersebut. 

Melalui hadirnya surat penawaran barang dari kamu, sekelompok orang tersebut bisa jadi akan tertarik untuk membeli produk yang mereka butuhkan di tempatmu.

5. Memperluas Jaringan Bisnis

Bagi supplier, peran quotation akan bertindak sebagai media untuk menjalin sebuah kerjasama antar pemilik perusahaan dan untuk membangun relasi baru dalam berbagai macam bidang bisnis.

Melalui pengajuan quotation, siapa sangka bahwa pelaku usaha dapat memperluas jaringan bisnisnya ke banyak jenis bidang.

Hal-Hal yang Perlu Kamu Perhatikan Sebelum Membuat Quotation

Sudah penasaran dengan cara membuat surat penawaran barang? Sebelum masuk ke tahap penyusunannya, alangkah baiknya kamu perlu memahami dulu beberapa aspek-aspek penting dalam quotation mulai dari ciri-ciri, struktur surat, dan aturan penulisan lainnya.

1. Ciri Utama Quotation

Di dalam setiap dokumen quotation setidaknya memuat tiga ciri-ciri utama yang terdiri dari:

• Quotation merupakan jenis surat formal sehingga perlu mencantumkan kop surat yang berisikan alamat badan usaha
• Dokumen quotation harus memuat informasi penting terkait barang atau jasa beserta rincian harganya
• Meski berjenis surat formal, quotation tetap perlu dibuat dengan rapi dan semenarik mungkin agar calon pembeli lebih mudah memahami isinya

2. Pokok-Pokok dalam Surat Penawaran 

Salah satu cara untuk memahami langkah penyusunan quotation adalah dengan melihat contoh surat penawaran barang. Hal ini karena dalam penyusunannya, kamu perlu mengetahui pokok-pokok isi quotation agar dapat berfungsi secara optimal.

Keberhasilan suatu usaha sangat bergantung pada tingkat efektifitas dokumen quotation dalam mempromosikan barang maupun jasanya. Itulah sebabnya dalam upaya pembuatannya, kamu perlu memperhatikan aturan-aturan yang ada serta harus memuat pokok-pokok isi berikut ini :

• Menyebutkan identitas produk secara jelas (nama produk dan jenisnya)
• Kualitas produk yang ditawarkan. Dapat kamu tunjukkan dengan bukti testimoni, penilaian konsumen (rating), maupun review positif terkait produk
• Rincian harga untuk setiap produk yang kamu tawarkan
• Metode pembayaran dalam pembelian produk. Misal, menetapkan cara pembayaran produk secara tunai, menyicil, dan metode-metode lainnya
• Cara menyerahkan produk ke pihak konsumen. Misal, produk akan diantar oleh pihak perusahaan secara langsung atau menggunakan bantuan armada tertentu
• Memuat informasi potongan harga. Informasi ini akan menjadi sebuah daya tarik besar bagi para calon konsumen agar mau melakukan pembelian atau minimal mempertimbangkannya
• Menyediakan informasi terkait keunggulan barang maupun jasa yang kamu tawarkan. Seperti garansi, sistem pelayanan khusus, dan jenis keunggulan produk lainnya
• Memiliki sifat penawaran yang bebas atau terikat. Maksudnya, bebas berarti apabila ada perubahan harga pada suatu produk, konsumen tidak perlu kamu beri tahu. Sedangkan makna dari terikat adalah konsumen perlu tahu tentang perubahan harga produk yang kamu tawarkan

3. Struktur Surat Penawaran Barang

Setelah membaca ulasan sebelumnya, kamu tentu telah mengetahui bahwa quotation adalah jenis surat formal yang harus tetap dibuat secara menarik.

Salah satu kunci agar quotation kamu dapat bekerja secara efektif adalah penggunaan bahasa-bahasa yang menarik dan mampu mengundang perhatian calon konsumen terhadap produk bisnismu. 

Kamu bisa menggunakan susunan kata-kata yang ‘menyentuh’ hasrat beli calon konsumen atau dapat memotivasi setiap orang yang membaca agar mulai menggunakan layanan produk kamu.

Adapun susunan atau struktur pembuatan contoh surat penawaran barang antara lain :

• Alinea pertama, berisi tentang informasi identitas produk, kualitas produk, rincian harga, dan informasi penting lainnya yang sekiranya perlu mendapat perhatian utama. 
• Alinea kedua, memuat informasi tentang metode pembayaran, cara penyerahan barang, cara pengemasan, dan potongan harga. Bisa ditambah dengan keterangan lain yang kamu anggap perlu
• Alinea ketiga, berisi tentang harapan dan ucapan terima kasih

Perlu kamu garis bawahi bahwa struktur surat penawaran dapat berbeda atau berubah sewaktu-waktu tergantung kebutuhan perusahaannya.

Cara Membuat Surat Penawaran Barang

Dalam pembuatannya, surat ini perlu kamu susun dalam format surat jual formal yang memuat informasi seputar produk (barang maupun jasa), rincian harga, sampai dengan cara pembayarannya.

Untuk bisa menyusun quotation dengan ketentuan yang tepat, kamu dapat melihat beberapa contoh surat penawaran barang dari berbagai sumber yang tersedia. 

Namun sebelum itu, kamu perlu memahami tatacara pembuatan surat penawaran dengan baik dan benar sebagaimana penjelasan berikut ini.

1. Membuat Kop Surat

Kop surat merupakan bagian surat paling atas yang berisikan identitas badan usaha yang melakukan penawaran barang. Adapun jenis informasi yang termuat pada bagian kop surat yakni:

• Nama perusahaan
• Alamat perusahaan
• Kontak resmi perusahaan

2. Kepala Surat

Kepala surat memuat beberapa jenis informasi yang terdiri dari:

• Tanggal surat
• Nomor surat
• Perihal 
• Lampiran 
• Alamat tujuan 

3. Kata Pembuka 

Sebelum masuk ke isi utama quotation, jangan lupa untuk sematkan kata-kata pembuka terkait alasan pengiriman surat dan ditulis dalam bentuk uraian singkat.

4. Isi Surat

Isi surat ini memuat pokok-pokok surat penawaran yang telah terulas dalam penjelasan sebelumnya, yakni identitas produk, harga, jumlah stok, fitur & keunggulan, metode pembayaran, serta dokumen penunjang lainnya.

Contoh dokumen yang dapat kamu lampirkan yaitu katalog produk, daftar track record, NPWP, SIUP, dan lain sebagainya.

5. Penutup Surat

Umumnya, penutup surat penawaran berisi tentang penyampaian harapan, imbauan untuk menjalin kerja sama antara konsumen dengan pihak pemberi tawaran, dan ucapan terima kasih.

Contoh Surat Penawaran Barang 

Setelah memahami makna, tujuan, dan cara pembuatan surat penawaran, kini saatnya untuk mempelajari contoh surat penawaran barang sebagaimana tersaji dalam gambar-gambar di bawah ini.

1. Contoh Surat Penawaran Properti

2. Contoh Surat Penawaran Alat Tulis Kantor

3. Contoh Surat Penawaran Jasa Transportasi Wisata

4. Contoh Surat Penawaran Jasa Instalasi Grounding

5. Contoh Surat Penawaran Jasa Perancangan Website

Kesimpulan

Surat penawaran barang merupakan salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menjelaskan suatu produk yang ditawarkan serta untuk menjalin kerja sama bisnis antara pihak penjual dan pihak konsumen.

Dalam pembuatannya, surat ini harus memuat tentang informasi produk secara lengkap beserta harga, kualitas, keunggulan, dan informasi penting lainnya. 

Setelah mengetahui cara penyusunan, kamu bisa mulai praktik membuat surat penawaran secara mandiri dengan mengacu pada beberapa contoh di atas. Semoga bermanfaat!

Temukan berbagai informasi dan tips bisnis lainnya hanya di LokalSupportLokal.

Baca juga: 

• Contoh Surat Permohonan yang Benar dan Manfaatnya
• Faktor-Faktor Produksi: Pengertian, Manfaat, dan Jenisnya
• Perbedaan Efektif dan Efisien Serta Bagaimana Contohnya