SOP Perusahaan: Contoh, Cara Membuat,Pengertian dan Manfaat

SOP Perusahaan – Para pebisnis mungkin sudah tidak asing lagi dengan istilah SOP alias Standar Operasional Prosedur. Namun, belum semua pebisnis memahaminya karena masih ada beberapa perusahaan yang tidak memiliki SOP.

Padahal SOP perusahaan merupakan suatu hal yang penting agar seluruh karyawan beserta manajerial mengerti arah dan tujuan perusahaan. Baca artikel ini hingga tuntas agar kamu bisa lebih memahami SOP dan memiliki gambaran untuk membuatnya.


Pengertian SOP Perusahaan

SOP Perusahaan (Standar Operasional Prosedur) adalah dokumentasi perusahaan berupa peraturan dan acuan bagi tiap karyawan, termasuk manajerial, dalam melaksanakan tugas mereka. Bisa dibilang kalau SOP bertindak sebagai dokumen yang mengatur keseluruhan proses bisnis untuk memastikan kalau proses produksi distribusi produk dan jasa berjalan baik.

Manfaat SOP Perusahaan

Dari pelatihan dan perekrutan hingga kebijakan dan prosedur kerja, SOP(Standar Operasional Prosedur) membantu perusahaan tetap teratur, beroperasi dengan lancar, dan memastikan bahwa karyawan memahami cara menyelesaikan tugas yang diberikan.

Berikut adalah beberapa manfaat SOP (Standar Operasional Prosedur):

1. Informasi Terbuka untuk Seluruh Karyawan

SOP memberikan informasi secara transparan kepada karyawan mengenai tata cara dan pedoman kerja. Ini penting untuk menghindari kesalahpahaman di kemudian hari, misalnya terkait kriteria promosi karyawan.

2. Lebih Konsisten

Dengan adanya SOP, karyawan dapat melakukan tugas dengan konsisten sehingga produk atau jasa yang dihasilkan mengikuti standar.

Hasilnya, kualitas pun terjamin sama. Kegiatan operasional yang konsisten pun dapat mengurangi tingkat kegagalan prosedur kerja.

3. Mengukur Kepatuhan Terhadap Ketentuan yang Berlaku

Jika ada karyawan yang melakukan pelanggaran, perusahaan jadi lebih mudah untuk memperoleh bukti berdasarkan ketentuan dari SOP.

4. Meningkatkan Kemampuan Kerja dan Kemandirian

Kemampuan kerja karyawan akan meningkat jika SOP dapat diimplementasikan secara tepat. Karyawan akan jadi lebih memahami cara melakukan tugas plus dapat mengambil keputusan sendiri berdasarkan SOP yang ada tanpa perlu berkonsultasi dengan atasan.

Kecuali, jika ada suatu hal yang tidak diatur di SOP ya. Dalam kasus ini mereka pun perlu berdiskusi dengan perusahaan.

5. Memudahkan Proses Audit Manajemen

SOP dapat dijadikan acuan untuk memonitoring dan memerika manajemen sehingga sangat membantu bagi auditor.

6. Tolak Ukur Prosedur Kerja

Pelaksanaan SOP perlu ditinjau untuk melihat apakah prosedur kerja yang diatur di SOP terlaksana dengan baik. Perusahaan pun dapat melakukan revisi setelah melihat masukan dan fakta yang terjadi di lapangan.

Jadi, memantau pelaksanaan SOP secara rutin sangatlah diperlukan.

Baca juga: 3 Kisah Pengusaha Sukses yang Memulai Bisnis dari Nol


Cara Membuat SOP Perusahaan

Membuat SOP tidaklah semudah membalikkan telapak tangan. Kamu tidak bisa membuatnya sendiri alias harus melibatkan beberapa karyawan yang memahami sistem kerja.

Berikut beberapa tips untuk menghasilkan SOP yang maksimal untuk perusahaan:

1. Bentuk Tim Khusus

Libatkan karyawan dari berbagai divisi saat merumuskan SOP. Misalnya, manajer pemasaran, manajer penjualan, manager keuangan, manajer pelayanan pelanggan, dan sebagainya.

Soalnya, mereka yang paling tahu mengenai sistem kerja di divisi masing-masing.

2. Buat Kegiatan Kerja Per Divisi

Langkah selanjutnya adalah mencatat secara detail mengenai kegiatan operasional tiap divisi. Dari situlah bisa terlihat hal-hal apa saja yang perlu diperhatikan dan disertakan di dalam SOP.

Misalnya, pelayanan pelanggan harus menerima telepon dengan nada ramah dan sopan ketika pelanggan mengontak mereka.

3. Susun Alur Kerja dan Instruksi Kerja

Ada baiknya menyertakan diagram, foto, atau video saat merumuskan SOP agar karyawan lebih memahami. Jika hanya ada tulisan, ada kalanya sulit menangkap pesan yang ingin disampaikan melalui SOP. Instruksi kerja yang merupakan deskripsi dari alur kerja juga penting dibuat menggunakan bahasa yang sederhana dan dapat dimengerti..

4. Tentukan Waktu Penerapan SOP

Hal yang tidak kalah pentingnya adalah memperkirakan waktu pelaksanaan SOP. Tentunya akan lebih baik jika kamu memulainay setelah memperoleh verifikasi dari masing-masing divisi.

5. Terapkan Masa Uji Coba

Setelah SOP siap, berikan waktu selama beberapa bulan sebagai masa uji coba. Di periode ini kamu bisa memonitor apakah SOP berjalan lancar dan efektif. Kamu juga bisa menerima masukan dan saran dari karyawan—bahkan yang tidak terlibat dalam pembuatan SOP.

Setelah itu kamu pun bisa kembali mengadakan pertemuan dengan tim khusus pembuatan SOP untuk melakukan evaluasi dan memperbaiki hal-hal yang dianggap kurang efektif.

Baca juga: 6 Rekomendasi Podcast untuk Belajar Bisnis


Contoh SOP Perusahaan

Isi dari SOP perusahaan tergantung dari jenis bisnis yang dijalankan.Jika perusahaannya besar, SOP pun bisa mencakup banyak hal yang terdiri atas SOP untuk beberapa divisi.

Untuk divisi produksi, misalnya, bisa saja SOP-nya mencakup standar perawatan peralatan dan cara melatih karyawan baru. Lain lagi bagi keuangan dan administrasi, SOP dapat berupa proses pengelolaan piutang dagang atau utang dagang.

Bagi pemasaran atau penjualan, contoh SOP adalah aturan komunikasi eksternal seperti siaran pers dan media sosial, atau standarisasi proses pengiriman barang.

Selain divisi, ada juga SOP yang sifatnya general, misalnya untuk merekrut staf. Dalam hal ini, SOP dapat mencakup deskripsi pekerjaan, kebijakan pelatihan, hingga aturan penggunaan fasilitas kantor.

Agar memperoleh gambaran yang jelas, berikut contoh SOP divisi pelayanan pelanggan dari perusahaan yang bergerak di bidang produksi alat olahraga.

PT Support Bisnis Lokal

SOP Penanganan Komplain

Tujuan

  • Untuk pelaporan mengenai keluhan pelanggan
  • Untuk mengambil tindakan cepat dan memberi solusi terhadap keluhan pelanggan

Prosedur kerja

Laporan:

  • Divisi pelayanan pelanggan harus mencatat nama, alamat, dan isi komplain.
  • Sampaikan keluhan secara tertulis melalui email kepada divisi terkait, seperti pemasaran, gudang, dan pengiriman.
  • Untuk komplain bersifat mendesak harus ditangani oleh divisi terkait segera, maksimal 24 jam hari kerja.
  • Divisi terkait selanjutnya harus mengirim laporan kepada manajemen.

Tindak Lanjut:

  • Divisi pelayanan pelanggan kembali menghubungi pelanggan untuk menginformasikan solusi atau tindakan lanjutan terhadap komplain mereka.
  • Divisi terkait harus melakukan tindakan pencegahan agar kejadian serupa tidak terulang.
  • Semua keluhan harus didokumentasikan sebagai bahan evaluasi di masa mendatang.

Demikianlah cara membuat dan contoh SOP perusahaan untuk kamu jadikan acuan sebagai SOP perusahaanmu.

Jika butuh inspirasi bisnis lainnya, kunjungi LokalSupportLokal. Beragam artikel penting untuk perkembangan bisnis yang bisa kamu temukan mulai dari strategi negosiasi hingga aplikasi penjualan.

Yuk, lihat inspirasi bisnis lainnya disini.

Cek SKOR Kredit

Klik Gambar Dibawah!

Artikel Terpopuler

bisnis sambal kemasan

Alasan Untuk Segera Memulai Bisnis Sambal Kemasan

Alasan Untuk Segera Memulai Bisnis Sambal Kemasan - Sambal masih menjadi primadona yang identik dengan kebanyakan santapan khas Indonesia. Rasanya yang pedas dan lezat menambah...
usaha bengkel mobil

Tertarik Usaha Bengkel Mobil? Ini Estimasi Modal dan Tips Suksesnya

Indonesia merupakan salah satu negara yang dikenal dengan tingginya jumlah pengguna mobil. Hal ini pun terlihat dari padatnya ruas jalan di kota-kota besar—yang dipenuhi oleh...
foundation untuk kulit kering

5 Rekomendasi Foundation Lokal Untuk Kulit Kering

5 Rekomendasi Foundation Lokal Untuk Kulit Kering - Bicara soal foundation untuk kulit kering, brand lokal sudah bisa menjadi rekomendasi. Terlebih gaya dewy look yang...
bisnis singkong keju - cemilan singkong keju

3 Cara Memulai Bisnis Cemilan Singkong Keju

3 Cara Memulai Bisnis Cemilan Singkong Keju - Olahan singkong memang selalu menarik perhatian para pengusaha pemula. Singkong merupakan bahan makanan rendah lemak, rendah kolesterol...
cara memilih supplier usaha kuliner

7 Tips Mencari Supplier yang Tepat Untuk Usaha Kuliner Kamu

Peluang usaha kuliner semakin bersinar di tahun 2021. Meski di tengah pandemi corona, usaha kuliner tidak terlalu terkena dampak ekonomi yang menurun. Sebaliknya, justru semakin banyak keuntungan bisnis yang...

Artikel Terkait