Apa Itu Delivery Order? Konsep, Isi dan Bedanya dengan Surat Jalan

Delivery order menjadi aspek yang penting dalam proses pengiriman.

Dewasa ini, berjualan kerap kali dilakukan para pengusaha secara online atau daring. Maka dari itu, jasa pengiriman sangat menjadi kebutuhan agar barang bisa sampai kepada pelanggan.

Lantas, apa itu delivery order?

Pengertian dan Fungsi Delivery Order

Jika mendengar kata “delivery order”, tidak salah kalau mungkin kamu menyalah artikannya dengan sebuah jasa pemesanan dan pengiriman atau semacamnya. Namun kenyataannya, frasa ini merupakan istilah yang orang-orang sematkan pada sebuah dokumen untuk mengelola pengiriman barang.

Berkas delivery order adalah sebuah dokumen yang berisi kesepakatan antara pihak pembeli dan penjual. Setelah dokumen ini terbentuk, pihak kurir akan membawa order delivery dan memberikannya kepada pihak pembeli atau penjual sebagai tanda bukti transaksi.

Sebenarnya tidak ada kewajiban untuk pihak kurir memberikan dokumen ini kepada pengirim atau pembeli. Pasalnya, pihak yang benar-benar membutuhkan dokumen ini adalah pihak gudang atau tim administrasi agar mereka dapat mempersiapkan barang.

Konsep Delivery Order

Meski delivery order memiliki fungsi penting bagi pihak gudang, namun dokumen ini sebenarnya juga memiliki fungsi yang penting untuk para penerima paket. Namun sebelumnya, siapa yang sebenarnya membuat dokumen dengan tiga lembar warna berbeda ini?

Mulanya, surat atau dokumen ini pertama kali muncul dari pihak penjual barang. Tujuan dari penulisan dokumen ini adalah sebagai perjanjian dari transaksi online yang memang barangnya harus mengalami perjalanan panjang.

Tidak hanya berisi kesepakatan, tetapi dokumen yang berbeda dari surat jalan ini juga berisi data-data dari barang yang pihak pengirim percayakan kepada kurir. Apa tujuan dari penulisan data-data ini?

Tujuan utama dari penulisan data barang di sebuah dokumen delivery order adalah agar pihak gudang yang bekerja di kurir ekspedisi dapat memastikan keakuratan barang yang mereka terima.

Jika barang yang pihak gudang terima berbeda dengan apa yang sebenarnya tercantum di dalam dokumen delivery ini, maka pihak gudang dapat mengembalikan barang tersebut. Maka dari itu, dokumen ini memiliki peran yang sangat penting agar menjaga keakuratan transaksi pengiriman.

Seperti yang sudah tertulis di sub bab sebelumnya, dokumen yang pihak gudang gunakan untuk memastikan keakuratan pengiriman ini tidak wajib untuk kurir berikan kepada penerima barang. Meski begitu, penerima barang dapat meminta surat tersebut untuk melakukan cross-check untuk kedua kalinya.

Dalam sistem e-commerce yang serba instan, surat tanda bukti pengiriman ini tidak hanya bisa kamu minta ketika kurir datang, tetapi kamu juga bisa meminta dokumen ini dari pihak pengirim barang atau pihak seller. Untuk memintanya, kamu cukup bertanya melalui fitur chat yang sudah aplikasi e-commerce sediakan.

Meski begitu, praktik ini juga sudah jarang terjadi karena pasar e-commerce juga sudah sering membuatkan dokumen order pengiriman secara otomatis. Hal ini penting sekali agar barang yang kamu beli dan kamu terima tidak berbeda.

Isi Surat Order Delivery

Setelah tahu tentang apa itu delivery order, tiba saatnya kamu untuk tahu bagaimana isi dari surat transaksi pembelian ini. Pada umumnya, dokumen order pengiriman memiliki spesifikasi yang terdiri dari 3 (tiga) lembar surat yang isi dan fungsinya memiliki perbedaan tersendiri. Apa saja perbedaannya?

1. Surat Pertama

Di surat pertama ada persetujuan atau kesepakatan antara kedua belah pihak yang terlibat dalam sebuah transaksi. Kesepakatan tersebut berisi transaksi pembelian yang sudah terjadi. Nantinya, surat pertama ini bisa pihak penjual jadikan sebagai sarana untuk menagih uang kepada pihak penerima barang.

Namun rasanya kegunaan ini terjadi jika pembeliannya memiliki kuantitas yang tidak sedikit karena pembeli belum tentu bisa melunasi tagihan hanya dalam satu kali pembayaran. Jika kamu menggunakan jasa e-commerce, rasanya fitur ini tidak berlaku bagi kedua pihak.

2. Surat kedua

Berbeda dengan surat pertama yang memiliki warna putih layaknya dokumen kebanyakan, pihak pengirim barang biasanya membuat dokumen kedua di atas kertas berwarna merah.

Fungsi dari adanya dokumen delivery order kedua ini adalah sebagai pengarsipan untuk pihak penerima barang. Dengan adanya dokumen tersebut di tangan pihak penerima barang, nantinya surat ini bisa berfungsi untuk meyakinkan pihak pembeli kedua akan kelengkapan barang tersebut.

Dengan kata lain, dokumen lembar kedua ini bisa kamu gunakan dalam situasi penjualan kembali atau re-sell. 

3. Surat Ketiga

Surat ketiga adalah lembar surat terakhir dalam order delivery. Jika surat kedua tertulis untuk pihak penerima barang, maka lembar ketiga ini berfungsi sebagai pengarsipan untuk sang pengirim barang, dalam hal ini seller.

Untuk masalah warna, surat ketiga ini mempunyai warna kuning, lagi-lagi berbeda dengan surat pertama maupun kedua.

Perbedaan dan Persamaan Delivery Order dengan Surat Jalan

Setelah kamu tahu tentang apa itu delivery order, satu hal dokumen lain yang tidak kalah penting untuk kamu sadari adalah surat jalan. Sekilas, kedua dokumen ini sama karena dibutuhkan di tahapan pengiriman tertentu. Meski begitu, siapa sangka bahwa ada beberapa perbedaan yang cukup mendasar.

Surat jalan merupakan sebuah dokumen yang isinya berupa data alamat dari para calon penerima barang. Dokumen ini tidak hanya berisi satu data pengiriman, tetapi memuat banyak sekali data pengiriman di dalamnya.

Dengan adanya daftar ini, keuntungan tidak hanya kamu sendiri yang rasakan, tetapi juga jasa ekspedisi yang nantinya akan mengirimkan barangmu kepada para pelanggan.

Selain itu, surat jalan ini nantinya juga bisa mereka perlihatkan kepada polisi lalu lintas sebagai bukti kalau barang yang mereka bawa itu sesuai hukum yang berlaku.

Dari isi dan kegunaan sendiri, sebenarnya kamu sudah bisa menarik perbedaan untuk kedua dokumen penting ini. Satu perbedaan yang paling mendasar adalah delivery order tidak berisi alamat dan hanya berlaku pada lingkup per transaksi saja.

Di sisi lain, surat jalan mencakup semua transaksi yang ada di suatu kendaraan logistik (sebagai contoh, truk), mulai dari nama perusahaan ekspedisi, jenis dan jumlah barang yang sedang berada dalam kargo, bahkan hingga alamat tujuan tiap barang sekalipun.

Meski begitu, ada persamaan kecil yang bisa kamu lihat antara order delivery dan surat jalan. Semuanya terdiri dari tiga lembar surat yang memiliki isi dan fungsinya masing-masing. Surat jalan ini lah yang nanti justru akan kamu terima beserta barang kiriman, yang biasanya memiliki warna merah.

Apapun perbedaan ataupun persamaannya, kedua dokumen ini tidak dipungkiri sangatlah perlu untuk kamu buat, apalagi jika kamu adalah pengusaha online yang tiap tahapan transaksinya menuntut kepastian.

Siap untuk Menulis Delivery Order?

Jika saat ini kamu sedang merintis atau justru baru mempertimbangkan untuk berusaha secara online, maka harapannya artikel ini dapat mencerahkan kamu mengenai apa itu delivery order dan signifikansinya dalam sebuah proses transaksi jual beli online.

Semoga sukses!

Temukan inspirasi lainnya seputar tips bisnis hanya di lokalsupportlokal.id