Buku Kas Kecil: Contoh, Pengertian, Metode, dan Manfaat

Setiap bisnis, dari skala kecil, rumahan, atau bahkan skala besar akan selalu membutuhkan contoh buku kas kecil. Kas kecil sendiri dapat diartikan sebagai dana pengeluaran bisnis sehari-hari. 

Jika mengelola kas kecil dan terus mencatat semua transaksi, akan mempermudah kamu sebagai owner bisnis untuk melacak pengeluaran bisnis.

Proses membuat entri jurnal hingga memisahkan pengeluaran pribadi dari pengeluaran bisnis jadi lebih mudah dan akurat. Lalu, apa itu buku kas kecil dan apa saja manfaatnya untuk perkembangan bisnis? Mari pelajari selengkapnya melalui artikel di bawah ini!

Apa itu Buku Kas Kecil? 

Buku kas kecil adalah pencatatan pengeluaran kas kecil yang umumnya diurutkan berdasarkan tanggal. Di dalam laporan keuangan, kas kecil merupakan rekening yang khusus digunakan untuk transaksi-transaksi yang jumlahnya relatif kecil dan teratur.

Jenis Biaya yang Dicatat dalam Buku Kas Kecil

Misalnya saja peralatan kantor (pena, kertas, tinta, dan lain-lain), transportasi, biaya makan, listrik, dan lain sebagainya. Jadi, kamu bisa menyimpulkan bahwa buku kas kecil adalah pembukuan yang mencatat berbagai pengeluaran kecil organisasi bisnis atau organisasi lain dalam urutan yang kronologis dan sistematis.

Biasanya, pemilik bisnis akan menyerahkan tugas pembukuan ini kepada petugas keuangan pemula atau fresh graduate. Tujuannya adalah agar mereka bisa belajar membuat laporan keuangan yang baik dari sistem kalkulasi yang sederhana dari pembukuan kas kecil.

Manfaat Buku Kas Kecil

Setelah mengetahui apa itu pembukuan kas kecil, lalu apakah manfaatnya untuk pengelolaan keuangan bisnis kamu? Berikut ini beberapa manfaat dari penggunaan buku kas kecil dalam bisnis: 

1. Mengurangi Beban Kerja Akuntan

Sebagaimana kamu tahu bahwa pekerjaan seorang akuntan sangatlah banyak dan memusingkan. Apalagi dalam bisnis, banyak transaksi kecil terjadi setiap hari. Maka dari itu, pengeluaran kecil ini harus dibayar tunai atau dengan cek setiap hari. 

Adanya petty cash book, tugas pembukuan jadi lebih mudah. Karena sistem analisisnya sangat sederhana, yakni dengan menyatukan data di setiap transaksi keuangan pada divisi-divisi perusahaan.

2. Mengurangi Volume Buku Kas

Jika suatu organisasi bisnis mencatat semua pengeluaran kecil dalam buku kas umum, maka volume buku kas akan terus meningkat dan lama kelamaan akan sulit untuk dicatat. Oleh karena itu, pembukuan kas kecil sangat penting untuk mengurangi volume pembukuan kas.

3. Lebih Hemat Waktu dan Tenaga 

Karena metode pencatatan buku kas kecil sangat sederhana, maka pengeluaran kecil tidak perlu dicatat secara rinci dalam pembukuan kas biasa. Tentu ini dapat menghemat waktu dan tenaga akuntan yang berharga. Sehingga, akuntan kamu bisa lebih fokus untuk mengerjakan tugas keuangan lain yang lebih penting.

4. Mengurangi Tingkat Kesalahan 

Seperti yang disinggung tadi, bahwasannya akuntan itu umumnya sibuk dengan pekerjaan mengelola dan menganalisis keuangan yang jauh lebih penting. Itulah sebabnya, risiko terjadinya kesalahan dalam mencatat dan menganalisis pengeluaran sangat besar. 

Maka dari itu, dengan mencatat pengeluaran kecil dalam buku terpisah, bisa mengurangi beban kerja dan mengurangi risiko kesalahan dalam pembukuan. Alhasil, pelaporan keuangan pun akan jadi lebih akurat dan pemilik bisnis mampu mengambil keputusan terkait keuangan dengan lebih baik.

5. Mampu Merepresentasikan Pengeluaran Kecil Setiap Sektor Bisnis 

Melakukan pembukuan kas kecil memudahkan bisnis kamu untuk mendapatkan gambaran terpisah tentang biaya setiap sektor. Inilah yang membuat buku kas kecil mampu mempresentasikan setiap pengeluaran teratur dari bisnis kamu.

6. Pengeluaran Kecil Lebih Terkontrol

Manfaat lain dari pembukuan kas kecil adalah bahwa pengeluaran kecil diperhitungkan dengan seksama oleh akuntan. Itulah yang membuatnya lebih mudah untuk melacak pengeluaran bisnis, karena akuntan dapat memeriksa ulang akun pengeluaran sebelum melakukan pembayaran. 

7. Lebih Up to Date

Buku kas kecil membantu membuat buku kas besar lebih informatif, bersih, dan jelas dengan hanya memasukkan transaksi-transaksi besar. Buku kas kecil juga membantu dalam membuat pencatatan transaksi kas menjadi lebih up to date karena adanya pembagian kerja dalam pencatatan transaksi kas. 

8. Menjadi Opsi yang Lebih Nyaman untuk Pembelian yang Relatif Kecil 

Kas kecil adalah pilihan yang nyaman untuk pembelian yang jumlahnya relatif kecil dan teratur. Selain dapat mengamankan uang tunai secara fisik, penggunaan kas kecil tidak memerlukan persiapan khusus. 

Sebagaimana kamu ketahui bahwa pembelian menggunakan kas kecil dengan uang tunai dinilai lebih cocok daripada memakai kredit. Terutama jika seorang karyawan perlu melakukan pembelian, tetapi tidak mengetahui jumlahnya sebelumnya. Inilah yang membuat pembukuan kas kecil jadi pilihan terbaik untuk melacak pengeluaran kecil. 

9. Tidak Perlu Pengawasan yang Ketat 

Sangat penting untuk mengelola dan melacak penggunaan kas kecil. Namun, pembukuan kas kecil biasanya memerlukan lebih sedikit pengawasan daripada jenis pembukuan yang lain. Idealnya, akuntan hanya perlu mengikuti prosedur operasi standar untuk memastikan bahwa dana berjalan lancar. 

Selain itu, pembukuan kas kecil juga dinilai lebih mudah dikelola oleh karyawan daripada jenis pembukuan lain. Karyawan cukup mengisi voucher ketika uang tunai dicairkan dan menyerahkannya dengan tanda terima. 

Mereka tidak perlu melengkapi laporan pengeluaran, menyerahkannya, dan menunggu untuk mendapatkan penggantian.

Dari pembahasan di atas, kamu bisa menyadari bahwa pentingnya dan manfaat dari pembukuan kas kecil sangat banyak. Oleh sebab itu, jika menerapkannya, maka akuntan bisa menjalankan tugas pengelolaan keuangannya dengan lebih baik. 

Pembukuan ini juga dapat digunakan untuk mendapatkan kendali menyeluruh atas pengeluaran kecil.

Metode Pengelolaan Buku Kas Kecil

Secara garis besar, buku kas kecil dapat dikelola melalui dua metode, yaitu metode imprest (tetap) dan dan metode fluktuatif (variabel). Metode tersebut meliputi tahapan pengelolaan dana yang ada. Supaya tidak akan ada kesalahan dalam laporan nantinya. Simak pembahasan lengkapnya berikut ini:

1. Metode Tetap atau Sistem Imprest 

Pembukuan kas kecil dengan metode ini berarti jumlah rekening kas selalu tetap. Pada pencatatan setiap transaksi juga tidak langsung pada buku kas besar. Namun, dengan mengumpulkan bukti transfer biaya tersebut. Dari bukti transaksi itulah akuntan akan melakukan pencatatan. Ciri-ciri metode ini adalah sebagai berikut: 

• Pengelola atau pemegang kas kecil mengumpulkan bukti transfer berbagai transaksi dari dana kas. 
• Perkirakan jumlah pembayaran yang akan terjadi dalam rangka memenuhi kebutuhan dalam waktu tertentu. 
• Kemudian, setelah petty cash habis, kasir akan mengisinya kembali. Nominalnya sesuai dengan uang yang dikeluarkan. 
• Sehingga, jumlah rekening akan kembali ke nominal awal dengan jumlah tetap.

Oleh karena itu, cara pengelolaan ini disebut metode tetap atau imprest system. Langkah ini juga akan membuat keuangan bisnis kamu lebih tertata.

2. Metode Variabel atau Sistem Fluktuasi 

Jika kamu menggunakan metode ini, maka nominal kas kecil akan berfluktuasi atau berubah-ubah. Biasanya jumlahnya akan menyesuaikan dengan kebutuhan. Jadi, jumlah isian berikutnya tidak harus sama. 

Oleh sebab itu, ada kalanya petty cash memiliki jumlah dana yang lebih besar atau lebih kecil. Apabila kamu belum begitu memahaminya, maka kamu bisa melihat ciri-cirinya berikut ini: 

• Pengisian kembali kas harus dicatat di bagian debet rekening kas kecil. 
• Bukti dan jumlah pengeluaran harus dicatat dalam buku kas. Caranya dengan mendebet rekening-rekening yang berhubungan dengan penggunaan kredit kas kecil. 
• Besarnya nominal dana kas didasarkan pada perkembangan kegiatan pembelanjaan dana. 

Berdasarkan uraian ciri-ciri kedua metode tersebut, tentunya kamu bisa melihat perbedaannya dengan jelas. Adapun metode yang lebih baik, itu tergantung pada kebutuhan bisnis kamu. 

Contoh Buku Kas Kecil

Setelah memahami pengertian dan metode pembukuan kas kecil, sekarang saatnya kamu mengetahui contoh buku kas kecil. Berikut ini beberapa contohnya yang dapat kamu jadikan panduan pencatatan:

Contoh Buku Kas Kecil Metode Imprest (Tetap)

Sumber: Ginee

Contoh Buku Kas Kecil Metode Fluktuatif (Tidak Tetap)

Sumber: SideToDoc

Sudah Siap untuk Pencatatan Buku Kas Kecil?

Demikianlah penjelasan tentang buku kas kecil, mulai dari pengertian, manfaat, metode, hingga contohnya. Dari uraian artikel di atas, kamu dapat simpulkan bahwa pembukuan petty cash atau kas kecil merupakan unsur yang sangat penting dalam pengelolaan keuangan bisnis. 

Melalui pembukuan kas kecil yang baik dan benar, maka pengelolaan seluruh kas dalam bisnis pun juga akan lebih tertata. Semoga dengan membaca artikel ini, kamu mendapat wawasan dan referensi tambahan agar pengelolaan kas kecil bisnis kamu bisa lebih baik dari sebelumnya. 

---

Temukan inspirasi tentang tips bisnis dan lain-lain hanya di lokalsupportlokal.id

Baca juga:

• Biaya Tetap dan Biaya Variabel: Pengertian dan Contoh
• Cara Menghitung Biaya Penyusutan Beserta Contohnya
• Cara Mudah Menghitung Biaya Produksi