Arti Purchase Order (PO) Beserta Fungsi dan Manfaatnya

Dalam transaksi jual beli, mungkin kamu sering mendengar istilah purchase order. Jika barang yang hendak kamu beli ternyata sulit kamu dapatkan sehingga kamu harus memesan dari penjual yang lokasinya jauh dari tempat tinggal, maka menggunakan dokumen bisa menjadi solusi. Namun sebelum itu, kamu perlu memahami arti purchase order beserta manfaat dan fungsinya terlebih dahulu.


Arti Purchase Order 

Orang Indonesia sering menyebut purchase order (PO) sebagai pesanan pembelian. Purchase order adalah dokumen legal yang berasal dari pembeli serta berisi permintaan barang. 

Pihak yang menerima dokumen ini adalah penjual. Dokumen ini mengandung keterangan detail terkait barang yang hendak dibeli oleh pembeli sehingga pembeli membuat PO sebelum memesan barang.  

Oleh karena PO merupakan dokumen legal, maka memerlukan ketelitian dalam membuatnya. Pada awalnya pembeli membuat PO di atas kertas.  Akibatnya, proses pembuatannya bisa sangat memakan waktu.

Namun, zaman sekarang teknologi semakin canggih sehingga sebagian besar pembeli lebih memilih menggunakan PO elektronik. Selain itu, kini telah banyak perusahaan yang menciptakan dan menyediakan layanan pembuatan PO. Pembeli bisa memanfaatkan fasilitas ini. 

Dengan menggunakan software elektronik proses pemesanan hingga pembayaran berlangsung lebih mudah dan lebih cepat serta memperkecil kemungkinan pembeli melakukan kekeliruan saat membuat PO. Kelebihan lain dari penggunaan PO elektronik adalah penjual maupun pembeli bisa mengakses dokumen tersebut kapan saja dan dari mana saja.


Kapan Pembeli Membuat Purchase Order? 

Kamu mungkin berpikir, kapan pembeli membuat PO? Apakah saat pertama kali menghubungi penjual? Apakah ada tahap lain sebelum pembeli dapat membuat PO? Kamu perlu mengingat bahwa PO berada dalam suatu tahap pembelian suatu barang. Tahapan pembelian barang menggunakan PO adalah sebagai berikut:

1. Pembuatan Purchase Requisition

Purchase requisition atau dokumen permintaan pembelian merupakan dokumen internal suatu perusahaan. Pihak yang menerima purchase requisition adalah manajer departemen keuangan. 

Dengan menggunakan dokumen ini perusahaan mudah memperkirakan total biaya produksi barang. Pihak yang membuat purchase requisition ini adalah pembeli. Apabila manager departemen menyetujui dokumen ini, maka pembeli dapat membuat purchase order. Secara sederhana, purchase requisition berkaitan dengan izin kepada perusahaan.  

2. Pembuatan PO

Setelah perusahaan memutuskan untuk menerima purchase requisition, maka pembeli dapat membuat PO. Pembeli dapat menggunakan berbagai software yang saat ini sudah banyak tersedia. Dengan cara ini, pembeli dapat mengirim dokumen PO elektronik tersebut secara langsung.

3. Penerimaan/Penolakan PO

Ketika penjual menerima purchase order artinya penjual akan melakukan review terhadap pesanan tersebut. Penjual berhak menerima ataupun menolak PO. Apabila penjual menerima, maka arti purchase order adalah sebagai kontrak yang mengikat kedua belah pihak yakni pembeli dan penjual. 

Apabila setelah penjual menyetujui PO tetapi ternyata barang dalam PO sedang tidak tersedia di perusahaan, maka penjual dan pembeli dapat melakukan diskusi untuk mengatasi masalah tersebut.  

4. Pencatatan PO

Setelah penjual menyetujui PO, maka status PO adalah “open”. Status ini mengindikasikan bahwa penjual telah menerima pesanan tetapi pembeli belum menerima barang. Atau, pembeli baru menerima sebagian barang yang telah dipesan. Jika ada audit di kemudian hari, PO ini akan sangat bermanfaat.


Fungsi Purchase Order

Bagi perusahaan, adanya purchase order artinya memudahkan proses manajemen inventaris barang atau jasa. Ketika penjual atau perusahaan menerima PO, penjual dapat mengambil produk untuk pembeli dengan cara mengambil dari inventaris perusahaan. 

Dengan kata lain, pentingnya arti purchase order bagi perusahaan atau penjual adalah membantu mengidentifikasi ketidaksesuaian antara jumlah produk yang tercatat dengan jumlah produk yang ada di inventaris perusahaan. 

Di samping itu adanya PO memudahkan perusahaan memastikan bahwa jumlah produk yang dikirimkan untuk pembeli tidak mengalami kekeliruan.


Manfaat Purchase Order

Apabila kamu hendak membeli suatu produk menggunakan PO, maka sebaiknya kamu tidak meremehkan keberadaan dokumen ini. Ada banyak manfaat PO di antaranya sebagai berikut:

  • sebagai bukti pemesanan produk dari pembeli sekaligus bukti bahwa penjual berkomitmen memenuhi barang atau jasa.
  • bagi perusahaan, dengan memiliki purchase order artinya penjual atau perusahaan dapat menghindari adanya duplikasi pesanan. 
  • ketika perusahaan hendak memproduksi barang atau jasa, perusahan tersebut lebih mudah memutuskan skala produksi karena perusahaan telah memiliki data mengenai pembeli beserta jumlah barang.
  • memudahkan perusahaan atau penjual melakukan inventarisasi dan pengiriman produk.
  • sebagai pengingat bagi penjual supaya tidak terlambat dalam mengirimkan produk
  • memastikan bahwa perusahaan mengirimkan produk dengan spesifikasi yang sesuai permintaan pembeli
  • penjual maupun pembeli dapat menghindari risiko kesalahpahaman atau perselisihan karena PO merupakan dokumen legal. Dengan kata lain, arti purchase order adalah sebagai kontrak penjualan. 
  • memudahkan penjual memetakan tren pasar terkait suatu produk sehingga perusahaan dapat mengantisipasi risiko keuangan

Hal yang Harus Diperhatikan dalam Purchase Order

Hal pertama yang perlu kamu ingat yaitu PO berbeda dengan invoice. Informasi yang tertera pada invoice secara umum juga sama dengan informasi yang tertera pada PO. 

Namun, invoice merupakan dokumen yang berisi jumlah tagihan yang harus dibayar oleh pembeli atas barang atau jasa. Dengan kata lain, invoice adalah konfirmasi penjualan. Oleh karena itu, jangan sampai kamu salah membedakan arti purchase order dan invoice. 

Saat membuat PO, kamu perlu memastikan hal-hal berikut tercantum dalam PO:

1. Nomor PO

Nomor PO adalah nomor yang unik karena nomor ini berbeda antara satu pesanan dengan pesanan lain. Pembeli dan penjual bisa dengan mudah melacak pesanan menggunakan nomor PO. Nomor ini juga memudahkan auditor untuk kepentingan perpajakan. 

Pembeli dapat menggunakan PO dengan nomor yang sama berkali-kali. Dengan catatan bahwa pembeli memesan barang dengan tipe, jumlah dan unit, dan harga yang sama serta alamat pembeli tidak mengalami perubahan.  

2. Identitas Pembeli

Identitas pembeli meliputi nama perusahaan, orang, atau staf perusahaan yang melakukan pemesanan. 

3. Alamat Pembeli

Supaya penjual tidak bingung dengan lokasi pengiriman barang maka pembeli harus menulis alamatnya dengan jelas. Apabila dalam satu PO tertera jumlah barang yang banyak tetapi penjual harus mengirimkan ke berbagai lokasi yang berbeda, maka pembeli juga harus menulis keseluruhan lokasi tujuan dengan jelas. 

Kesalahan atau ketidakjelasan saat penulisan alamat pembeli berisiko menyebabkan penjual mengirimkan barang ke alamat yang salah.

4. Tanggal PO

Dengan mencantumkan tanggal pembuatan PO maka dapat memberi informasi kepada penjual mengenai waktu pembuatan pesanan. 

5. Waktu Kedatangan Produk

Ingat lagi bahwa PO adalah dokumen kontrak yang legal. Penting sekali bagi pembeli menuliskan tanggal kedatangan barang yang dipesan supaya penjual tepat waktu dalam mengirimkan barang. Apabila penjual terlambat mengirimkan barang maka pembeli berisiko mengalami kerugian. 

Misalnya pembeli adalah produsen roti yang memesan bahan baku untuk membuat roti menggunakan pesanan pembelian. Jika penjual terlambat mengirimkan bahan baku maka produksi roti di perusahaan pembeli bisa terhenti sehingga pembeli mengalami kerugian. 

6. Jangka Waktu Pembayaran

Pembeli juga perlu mencantumkan waktu pembayaran barang. Misalnya, pembeli akan membayar barang tepat saat barang sudah tiba di lokasi pembeli. Pembeli juga bisa menuliskan bahwa ia akan melakukan pembayaran tepat 30 hari setelah pembeli menerima barang. 

Biasanya ada banyak penjual yang mematok harga lebih rendah atau membeli diskon saat pembeli membayar tepat setelah pembeli menerima barang.


7. Informasi Detail Terkait Produk 

Informasi detail produk dalam PO meliputi:

  • Kode Barang

Pembeli perlu menulis kode item apabila barang yang ia pesan memiliki banyak variasi, misalnya dalam hal ukuran dan warna. 

Terlebih lagi apabila pembeli memesan barang yang memiliki banyak variasi dan sulit membedakan antara satu tipe dengan tipe lainnya menggunakan mata telanjang, maka pembeli wajib menulis kode item supaya penjual tidak bingung dan tidak salah dalam mengirimkan barang. 

  • Deskripsi Barang

Pembeli perlu menulis deskripsi produk di PO. Jika pembeli memesan barang yang terdiri atas banyak warna dan ukuran, maka pembeli harus menulis deskripsi terkait produk yang ia pesan termasuk spesifikasinya. 

Pembeli harus mendeskripsikan menggunakan kata-kata yang jelas dan tidak menimbulkan kebingungan bagi penjual. 

  • Jumlah Barang dan Unit

Menulis jumlah barang saja tidak cukup apabila penjual memiliki barang dalam berbagai unit. Misalnya pembeli hanya menulis jumlah barang ada 11. Penjual bisa saja bingung menafsirkan apakah pembeli memesan barang sebanyak 11 kardus, 11 lusin, 11 kodi, dan sebagainya. 

Oleh karena itu, pembeli harus menulis jumlah dan unit barang secara jelas di PO saat melakukan pemesanan.   

  • Harga Pembelian

Pembeli perlu menulis harga barang per satuan maupun per unit yang ia sepakati dengan penjual. 

Kamu juga perlu memahami bahwa tidak semua perusahaan menggunakan PO. Misalnya jika penjual adalah perusahaan kecil atau pembeli hanya membeli produk dalam jumlah kecil. 

Apabila pembeli membeli sedikit produk biasanya tipe, jumlah, dan harga produk mudah diingat sehingga tidak memerlukan PO. 

Terlebih lagi di zaman yang serba canggih seperti sekarang sudah banyak penjual dan pembeli yang bertransaksi melalui ponsel, email, maupun aplikasi untuk mengobrol sehingga pembeli dan penjual dapat berkomunikasi via obrolan teks. 

Dengan menggunakan komunikasi berbasis teks, detail pesanan dapat dilihat dari teks tersebut. Detail produk yang diinginkan pembeli dapat dengan mudah terekam pada aplikasi yang digunakan.  

Akan tetapi, apabila pembeli adalah perusahaan kecil tetapi memesan barang dalam jumlah yang banyak maka penggunaan PO sangat diperlukan. Pesanan yang banyak susah dihafal dan mengecek detail pesanan dengan membuka obrolan teks bisa memakan waktu. 

Dengan demikian, tidak ada salahnya apabila pembeli tetap memilih menggunakan PO untuk menghindari kekeliruan ataupun keterlambatan pengiriman produk. 


Yuk, Terapkan Sistem PO untuk Bisnismu!

Sekarang kamu sudah paham pentingnya arti purchase order (PO) atau pesanan pembelian, bukan? Purchase order adalah dokumen legal sebagai kontrak perjanjian yang mengikat antara pembeli dan penjual. 

Adanya dokumen ini memastikan penjual berkomitmen memenuhi barang sesuai permintaan pembeli. PO adalah dokumen yang penting dalam suatu bisnis. Apabila kamu adalah seorang pembeli, maka kamu mungkin berpendapat bahwa prosesnya sedikit rumit. 

Namun, dengan menggunakan purchase order artinya kamu telah memperkecil adanya risiko keuangan, mengoptimalkan hubungan dengan penyedia barang, dan memperkecil pengeluaran berlebihan. Apabila hubungan antara penjual dan pembeli sudah bagus, tidak sedikit penjual yang memberikan diskon bagi pembeli yang memesan menggunakan PO. Semoga artikel ini bermanfaat!


Temukan berbagai informasi dan tips bisnis lainnya hanya di LokalSupportLokal.

Baca juga: 

Mimpinya kembangkan bisnis di pasar global
Kenyataannya masih kurang modal


Eits .. Jangan sedih!
KoinBisnis bisa kasih kamu pinjaman modal sampai dengan Rp. 2 Miliar

Simulasikan pinjamanmu sekarang!
Kalkulator Simulasi Pinjaman
Ketahui maksimum pinjaman dan cicilan per bulan
+62
Estimasi jumlah maksimum pinjaman

Rp

Estimasi cicilan bulanan
  • Tenor 6 bulan: Rp
  • Tenor 12 bulan: Rp
  • Tenor 24 bulan: Rp

Install aplikasi KoinWorks dan mulai ajukan pinjaman di KoinBisnis!

Ajukan Pinjaman Sekarang

Cek SKOR Kredit

Klik Gambar Dibawah!

Artikel Terpopuler

usaha-barbershop

Tips Sukses Memulai Usaha Barbershop

Tips Sukses Memulai Usaha Barbershop - Ingin memulai bisnis barbershop namun bingung mulai dari mana? Usaha barbershop (pangkas rambut) memang berkembang cukup pesat terutama...
Simply Fresh Laundry

Simple, Ini Cara Raih Untung dengan Bisnis Waralaba Simply Fresh Laundry!

Bagi kamu yang pernah tinggal di kawasan pemukiman dan daerah kampus di Yogyakarta, pasti sudah tidak asing dengan brand Simply Fresh Laundry. Berawal dari usaha...
usaha bengkel mobil

Tertarik Usaha Bengkel Mobil? Ini Estimasi Modal dan Tips Suksesnya

Indonesia merupakan salah satu negara yang dikenal dengan tingginya jumlah pengguna mobil. Hal ini pun terlihat dari padatnya ruas jalan di kota-kota besar—yang dipenuhi oleh...
cara memilih supplier usaha kuliner

7 Tips Mencari Supplier yang Tepat Untuk Usaha Kuliner Kamu

Peluang usaha kuliner semakin bersinar di tahun 2021. Meski di tengah pandemi corona, usaha kuliner tidak terlalu terkena dampak ekonomi yang menurun. Sebaliknya, justru semakin banyak keuntungan bisnis yang...
bisnis sambal kemasan

Alasan Untuk Segera Memulai Bisnis Sambal Kemasan

Alasan Untuk Segera Memulai Bisnis Sambal Kemasan - Sambal masih menjadi primadona yang identik dengan kebanyakan santapan khas Indonesia. Rasanya yang pedas dan lezat menambah...

Artikel Terkait